Gmail es parte de una cuenta gratuita de Google, y su conjunto de características es bastante completo, lo que lo hace una opción atractiva.
Está disponible en tu teléfono, computadora o las mejores tabletas, sean Android o no. Aunque el conjunto de herramientas es útil, algunas funciones útiles están enterradas en la configuración y pueden ser desconocidas para muchos.
Estas son las configuraciones que cambié en Gmail para hacerlo más útil y divertido.
1. Elige las categorías de Gmail
Gmail tiene cinco categorías predeterminadas para tus correos: Principal, Promociones, Social, Actualizaciones y Foros.
Estas categorías ayudan a organizar tus correos y Gmail los clasifica automáticamente en las categorías que cree que son apropiadas.
Si Gmail se equivoca, puedes cambiar la categoría bajo la cual cae un correo. No tienes que usar todas las categorías. Puedes usar solo la Principal si lo prefieres.
Para modificar estos ajustes, selecciona el icono de configuración y ve a Ver todos los ajustes > Etiquetas. Desplázate hacia arriba para ver una lista de categorías.
Las categorías aparecerán en la parte superior de la lista de mensajes o en el lado izquierdo en la lista de etiquetas.
Al lado de cada categoría, puedes elegir mostrarla u ocultarla en la lista de mensajes o en la lista de etiquetas.
2. Usa estrellas diferentes para establecer niveles de importancia ⭐
Puedes usar las estrellas para marcar los correos como importantes. Es una excelente manera de hacer que lo importante se destaque del resto y facilita filtrar los correos importantes rápidamente.
Gmail te permite marcar los correos con estrellas y usar estrellas de diferentes colores para priorizar o organizar mejor los correos importantes.
Para elegir tus estrellas, ve al icono de configuración, selecciona Ver todos los ajustes > General y desplázate hacia arriba hasta ver la sección Estrellas.
Luego, elige cuántas estrellas deseas usar y qué estrellas predeterminadas quieres usar. Hay tres opciones predeterminadas para el número de estrellas: Una, tres o todas. Puedes arrastrar y soltar los iconos para elegir cuántas estrellas deseas usar.
3. Crea atajos de teclado personalizados ⌨️
Una excelente característica de una herramienta de productividad es la capacidad de crear atajos de teclado personalizados, que te ayudan a completar tareas más rápido sin quitar las manos del teclado.
Gmail incluye esta función para ayudarte a crear tu propio flujo de trabajo. Puedes personalizar un atajo de teclado para casi cualquier tarea que necesites hacer en Gmail.
Para configurar atajos de teclado personalizados, selecciona el icono de configuración y ve a Ver todos los ajustes > Avanzado. En la pantalla avanzada, habilita la opción Atajos de teclado personalizados.
Gmail se recargará para volver a mostrar tu bandeja de entrada.
Luego, vuelve al icono de configuración y selecciona Ver todos los ajustes. Verás una nueva sección para los atajos de teclado donde puedes configurar atajos para diferentes acciones.
4. Recibe recordatorios con Nudges
A veces olvidamos responder o hacer un seguimiento de un correo cuando estamos ocupados. Ahí es donde entran los nudges (empujones).
Los nudges envían recordatorios oportunos para ayudarte a recordar responder un correo o hacer un seguimiento de un correo al que no recibiste respuesta. Con esta función activada, los nudges aparecerán automáticamente en la parte superior de tu bandeja de entrada.
Para habilitar los nudges, selecciona el icono de configuración, ve a Ver todos los ajustes > General y marca las dos casillas junto a la sección Nudges.
Si solo deseas recibir nudges para correos que debes responder o hacer seguimiento, marca esa opción. Esta función me ha sido útil varias veces cuando olvidé responder un correo importante y Gmail me recordó que debía contestarlo.
5. Usa el temporizador de deshacer el envío para recuperar un correo ⏪
Mi función favorita de Gmail es el temporizador de deshacer el envío. Esta función te permite recuperar un correo después de haberlo enviado para hacer cambios o si decides no enviarlo. He encontrado que esta característica es muy útil en diversas situaciones.
A veces, he enviado un correo, he notado un error tipográfico o una mejor forma de redactarlo, y lo he recuperado para corregirlo. En otras ocasiones, he enviado un correo y luego me di cuenta de que no debía enviarlo, así que lo deshice.
No importa cómo lo uses, cambia el temporizador de deshacer el envío. Por defecto, el tiempo está configurado en 5 segundos.
Incluso si piensas que no vas a usar la función, cámbialo a 30 segundos por si acaso. Para hacerlo, selecciona el icono de configuración y ve a Ver todos los ajustes > General. Luego, cambia el desplegable del temporizador junto a la opción Deshacer envío a 30 segundos.
6. Añade un panel de lectura
Algunas personas encuentran más fácil leer sus correos sin tener que hacer clic en ellos, utilizando un panel de lectura. Un panel de lectura es una ventana que te permite ver el contenido del correo sin que ocupe toda la pantalla.
Gmail te permite elegir si deseas un panel de lectura y, en caso afirmativo, si lo quieres debajo o a la derecha de la lista de correos.
Para modificar la configuración del panel de lectura, selecciona el icono de configuración y desplázate hacia arriba hasta encontrar la sección del Panel de lectura en los ajustes rápidos.
Luego, selecciona la opción que más te convenga. Yo prefiero no usar un panel de lectura para poder ver el correo completo. A otros les gusta saltar de un correo a otro utilizando este panel.
7. Cambia el tipo de tu bandeja de entrada
Hay muchas formas de configurar tu bandeja de entrada, y Gmail te permite elegir la que mejor funcione para ti. El tipo de bandeja de entrada determina cómo se muestran los correos cuando abres Gmail.
Por ejemplo, el tipo de bandeja de entrada predeterminado muestra los correos de manera cronológica, de más reciente a más antiguo.
Las otras opciones incluyen Importante primero, No leída primero, Destacada primero, Bandeja de entrada prioritaria y Múltiples bandejas de entrada. La bandeja de entrada prioritaria y las múltiples bandejas de entrada son personalizables para que puedas elegir qué correos son prioritarios o qué otras bandejas de entrada deseas ver.
Para cambiar el tipo de tu bandeja de entrada, toca el icono de configuración y desplázate hacia arriba hasta ver la etiqueta Tipo de bandeja de entrada y selecciona la opción que prefieras.
Yo prefiero usar Importante primero y marcar los correos que necesito abordar como importantes para no perderlos entre todos los demás.
8. Usa Smart Compose para escribir correos más rápido ✍️
¿Alguna vez pensaste que era tedioso escribir la misma frase una y otra vez o no sabías cómo terminar una oración en un correo electrónico?
Smart Compose puede ayudarte. Este sistema sugiere palabras adicionales para ayudarte a completar tus frases utilizando aprendizaje automático. Es como autocompletar, pero para oraciones completas.
Hay dos configuraciones relacionadas con Smart Compose. Ambas se encuentran al seleccionar el icono de configuración y luego ir a Ver todos los ajustes > General.
Desplázate hacia abajo hasta encontrar una configuración llamada Smart Compose y otra llamada Personalización de Smart Compose.
La primera activa la función y la segunda permite que Smart Compose aprenda cómo escribes y lo intente imitar cuando haga sugerencias. Para activarlas, selecciona el interruptor de encendido.
9. Cambia el tema
Una característica divertida de Gmail es la capacidad de cambiar su apariencia mediante temas. Los temas varían desde colores sólidos hasta fotos o ilustraciones y combinan los colores de tu fondo con los elementos de la interfaz de usuario de Gmail.
Los temas te ayudan a personalizar Gmail y hacen que sea más emocionante iniciar sesión cada vez.
Para encontrar estas configuraciones, abre Gmail y selecciona el icono de configuración en la esquina superior derecha. Luego, selecciona Ver todos los ajustes > Temas > Configurar tema.
Encontrarás opciones de temas predeterminados de Google y la opción de usar tu propia foto tocando Mis fotos en la esquina inferior izquierda.
Conclusión
Con estas configuraciones, Gmail puede convertirse en una herramienta aún más poderosa para ayudarte a ser más eficiente en tu productividad diaria.