Usamos Word cuando estamos pensando en ideas o queremos asegurarnos de que no se pierdan. A continuación, se muestran algunas prácticas recomendadas para convertir información aleatoria en un documento más fácil de manejar.
Cómo eliminar notas redundantes o duplicadas
Tienes la tarea de tomar notas en una reunión y decides usar Word para capturar tus notas y pensamientos sobre la reunión; el único problema es que el documento que te queda está un poco desordenado y necesita organización.
Lo primero que hay que hacer es organizar las partidas. Antes de hacerlo, tenemos que eliminar las notas redundantes y duplicadas.
La forma más fácil y rápida de buscar e identificar las partidas repetidas es buscar palabras repetidas que puedan estar contenidas en las líneas (por ejemplo, reunión) buscando en el archivo.
Haga clic en “Buscar” ubicado en la pestaña Inicio. Una vez que se abra el menú de navegación, haga clic en el cuadro de búsqueda y escriba la palabra que está buscando, seguida del ícono de aumento o presione Enter.
Word resaltará y mostrará los resultados en la pestaña Resultados a la izquierda.
Te sugiero que resaltes cada palabra que coincida con el cursor y luego selecciones el ícono “Resaltar” que se encuentra en la sección Fuente, en la pestaña Inicio.
Esto resaltará la palabra seleccionada en el color amarillo predeterminado, pero también puedes seleccionar la flecha desplegable y seleccionar un color diferente.
Ahora que hemos encontrado y resaltado las palabras, verifique cada línea y elimine cualquier elemento redundante o innecesario. Realice los mismos pasos anteriores para otros elementos redundantes, como el elemento redundante sobre la gestión de la incorporación por parte de la empresa ABC.
Organizar elementos de línea en secciones
Ahora que ya no tenemos redundancias, podemos centrarnos en garantizar que los elementos restantes sean más manejables y organizados al organizarlos en secciones.
Organizar las notas en secciones facilita la lectura y la lectura rápida, lo que constituye un excelente punto de partida para la organización.
El primer paso para organizar las líneas de pedido en secciones es determinar cómo desea llamar a cada sección. Por ejemplo, definí cuatro secciones en función de mis líneas de pedido y creé encabezados para ellas.
Para crear un encabezado, haga clic en el tamaño de encabezado que desea utilizar en la sección Estilos de la pestaña Inicio. Utilicé Encabezado 2.
Ahora que hemos organizado las partidas en secciones, podemos aplicar algunos estilos adicionales para mejorar aún más nuestra organización.
Utilizaré tablas como una forma de hacer que ciertas partidas se destaquen de las demás. Por ejemplo, me pareció útil tener información del personal junto con las notas de la empresa, así que me aseguré de que ambas estuvieran ubicadas en una sola tabla.
Para crear una tabla, haga clic en la pestaña “Insertar”, seguida del menú desplegable “Tabla” en la sección Tablas.
“Seleccione el número de columnas y filas para su tabla desde la cuadrícula predefinida o haga clic en las otras opciones en la parte inferior para personalizar aún más la tabla.”
Para lograr una mejora visual aún mayor, le sugiero que observe la variedad de opciones de estilos de tabla disponibles en la pestaña “Diseño de tabla” que aparece cuando el cursor está en la tabla.
Creando una plantilla
Si has leído hasta aquí, es posible que estés pensando: “¿No podría haber empezado con algún tipo de plantilla que me hubiera permitido recopilar mis notas de una manera más organizada, en lugar de tener que hacer toda esta organización manual yo mismo?”
Sí, puedes crear o modificar una plantilla existente , descargar una de Microsoft o utilizar una de las opciones integradas.
También hay una serie de plantillas disponibles cuando abre Word por primera vez. Para seleccionar entre las plantillas disponibles en Word desde la sección Inicio, haga clic en “Nuevo”, luego haga clic en el cuadro de búsqueda “Buscar plantillas en línea” y escriba las palabras clave de los tipos de plantillas que está buscando, seguido del ícono de aumento o presione Enter; se le mostrarán las plantillas disponibles.
Las plantillas disponibles son tanto para uso personal como de oficina.
Volviendo al documento, supongamos que desea guardar el aspecto general para utilizarlo en el futuro; tiene la opción de guardar el archivo como una plantilla de Word. Esta opción le permite reutilizar los encabezados y las secciones para utilizarlos en el futuro cuando los necesite.
Tomar notas en Word es una parte fundamental de la recopilación de datos e información para todos nosotros, ya sea en el lugar de trabajo o incluso en casa para nuestras notas personales.
Al utilizar las herramientas básicas descritas anteriormente y organizar sus notas y pensamientos, sus posibilidades de interactuar y poner en práctica estas notas aumentan exponencialmente cuando están en un formato fácil de ver.